Im Büro herrschen bei der Hybridarbeit überwiegend die üblichen festen Arbeitszeiten, während im Homeoffice je nach der Art der Arbeit komplett feste Arbeitszeiten, völlig freie Arbeitszeiten oder lediglich feste Zeiten für virtuelle Konferenzen vorgeschrieben bzw. erlaubt sein können. Auch die Tage, an welchen im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird, bestimmen fast immer die Firmen. Nur selten können Arbeitnehmer*innen darüber selbst frei entscheiden.

Wie kam es zum hybriden Arbeiten?

Zweifellos wurde diese Arbeitsform durch das Internet seit den 2000er Jahren sehr gefördert, doch es gab sie auch schon früher. Sehr vereinzelt konnten schon vor Jahrzehnten Büroangestellte ihre Arbeit mit nach Hause nehmen. Einen beträchtlichen Schub erhielt das hybride Arbeiten durch die Coronapandemie. Das Homeoffice bot Schutz vor den Gesundheitsgefahren am Arbeitsplatz. Im Jahr 2022 ist der Trend festzustellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten wieder vermehrt ins Büro holen möchten, während die Arbeitnehmer*innen das Homeoffice inzwischen sehr schätzen und sich wünschen, dauerhaft hybrid zu arbeiten. Ganz allgemein und durch Umfragen belegt glauben viele Beschäftigte, dass ein Meeting pro Woche im Büro völlig genügt.

Vorteile hybrider Arbeit

Hybride Arbeit verknüpft die Vorteile von Büro und Homeoffice. Die nötigen Voraussetzungen müssen natürlich im Unternehmen geschaffen werden. Wenn das gelingt, profitieren von der Hybridarbeit die Arbeitnehmer*innen, die Unternehmen und sogar die Gesellschaft.

Vorteile für Arbeitnehmer*innen

• Work-Life-Balance: Wenn Beschäftigte daheim ihre Zeit freier einteilen können, bewältigen sie ihre sonstigen Pflichten viel besser. Sie können sich zwischenzeitlich um ihre Kinder und den Haushalt kümmern, bei etwas freier gestalteter Arbeitszeit können sie sogar einkaufen oder ins Yogastudio gehen. Da ihnen der Arbeitsweg erspart bleibt, sind sie deutlich entspannter. Sie haben effektiv mehr Freizeit.
• Kostenersparnis: Wer seltener ins Büro fährt, spart Geld für die Fahrt, für die Pausenversorgung und auch für die Bekleidung.
• Standortunabhängigkeit: Arbeitnehmer*innen können einen Job mit hybrider Arbeitsgestaltung auch bei einem entfernten Unternehmen annehmen. Unter anderem können sie in ein Häuschen auf dem Land ziehen.
• Zufriedenheit: Nachweislich sind Menschen zufriedener, die sich daheim ihre Arbeit frei einteilen können. Sogar die Gestaltung des Arbeitsbereichs und die legere Kleidung daheim tragen erheblich zur Zufriedenheit bei. Dies steigert sogar die Produktivität der Beschäftigten.

Vorteile für Unternehmen

• Kostenersparnis: Die Unternehmen können bei einem hybriden Arbeitsmodell im Büro weniger Arbeitsplätze einrichten und die Bürofläche verkleinern. Besonders Letzteres ist in Großstädten mit exorbitanten Gewerbemieten ein beträchtlicher Kostenvorteil. Nach jüngeren Umfragen dürfte das Einsparungspotenzial über alle Branchen hinweg bei ~20 % liegen. Sogar eine grundsätzliche Restrukturierung ihrer Büroorganisation nehmen manche Firmen vor. Sie geben ein Großraumbüro in der teuren Innenstadtlage auf und richten stattdessen über die Stadt verteilte kleine Satellitenbüros in preisgünstigeren Lagen ein. In der exklusiven Innenstadt wird nur noch eine kleinere Repräsentanz gehalten.
• Employer Branding: Die Firmen stärken mit dem hybriden Arbeitsmodell sehr deutlich ihre Arbeitgebermarke. Angestellte wünschen die hybride Arbeit grundsätzlich (siehe oben). Wenn ein Unternehmen also im War for talents bestehen will, kann es mit dem Angebot der Hybridarbeit sehr punkten. Gerade die umworbenen Fachkräfte der Bereiche Technologie, IT und Finanzen, die ohnehin das Gros ihrer Arbeit online erledigen, sehen es gar nicht ein, warum sie dafür im Büro sitzen sollen.
• Akquise ortsferner Fachkräfte: Der oben genannte Vorteil für die Arbeitnehmer*innen, die für ein entferntes Unternehmen arbeiten können, gilt natürlich auch umgekehrt: Die Firmen können Fachkräfte aus anderen Regionen viel leichter anwerben, weil ein Umzug nicht immer erforderlich ist. Hybridarbeit könnte schließlich auch bedeuten, dass die/der Beschäftigte nur einmal im Monat ins Büro kommt. Das ist dann auch bei einer Entfernung von 200 km oder etwas mehr zuzumuten. Das Fachkräftepotenzial erhöht sich dadurch beträchtlich.
• Produktivität: Wie schon bei den Vorteilen für die Arbeitnehmer*innen erwähnt steigert das Homeoffice prinzipiell die Produktivität. Davon profitieren natürlich auch die Unternehmen. Im besten Fall leisten ihre Mitarbeitenden daheim deutlich mehr. Von solchen Produktivitätssteigerungen haben beispielsweise während der Coronapandemie zahlreiche Manager*innen berichtet. Daheim werden die Angestellten weniger abgelenkt und arbeiten fokussierter. Zufriedener sind sie ohnehin.

Gesellschaftliche Vorteile

• Nachhaltigkeit: Arbeitnehmer im Homeoffice emittieren keine Schadstoffe auf dem Weg ins Büro und nach Hause.
• Stärkung ländlicher Räume: Hybridarbeit fördert die Ansiedlung qualifizierter Fachkräfte in ländlichen Gegenden. Diese profitieren wirtschaftlich und kulturell davon.
• Stärkung des ehrenamtlichen Engagements: Zufriedene Berufstätige mit mehr Freizeit engagieren sich gesellschaftlich deutlich mehr.

Hat hybrides Arbeiten auch Nachteile?

Es gibt einige Nachteile, die nicht überall entstehen, aber prinzipiell zu bedenken sind. Manche Arbeitnehmer sind daheim nicht produktiver, weil sie nicht selbstständig genug arbeiten. Manchen von ihnen fehlt sehr der Kontakt zu den Kollegen in persönlicher und fachlicher Hinsicht. Auch benötigen sie ihren täglichen Motivationsschub durch die Chefin oder den Chef. Selbst die Innenstädte können ein wenig an Ladenkundschaft verlieren, weil niemand mehr schnell nach Feierabend oder in der Mittagspause etwas einkauft. Ein wichtiger Punkt ist die Datensicherheit. Wir zählen sie nicht unbedingt zu den Nachteilen, sondern zu den Herausforderungen (siehe nächster Abschnitt), doch wenn sich Unternehmen darum nicht kümmern, kann ein Datenleck im Homeoffice zum schwerwiegendsten Nachteil überhaupt werden. Das ist etlichen Firmen während der Coronapandemie wirklich passiert.

Herausforderungen durch Hybrid Work

Die Einrichtung von Arbeitsplätzen im Homeoffice ist immer eine Herausforderung. Führungskräfte müssen hierfür die Organisation und Kultur im Unternehmen optimal gestalten. Ein wesentlicher Punkt ist die Digitalisierung. Sie muss so beschaffen sein, dass die Mitarbeiter auch im Homeoffice Zugriff auf alle Informationen haben. Die technischen Tools hierfür gibt es, doch es muss sie auch jede und jeder Beschäftigte beherrschen. Die Datensicherheit ist zentral. Rechner im Homeoffice sind vielfach schlecht gesichert und daher ein beliebtes Ziel von Hackerangriffen. Diese lassen sich durch Vorschriften für die Einrichtung dieser Rechner mit einer Firewall und durch die Verbindung zum Büroserver mit einem Virtual Private Network unterbinden. Dieses stellt eine geschützte Verbindung zum Büroserver her, die genauso sicher wie eine kabelgebundene Verbindung vom Bürorechner zum Firmenserver ist.

Als zusätzliche Herausforderung gilt das Aufrechterhalten der Arbeitskultur. In der Tat beklagen manche Mitarbeiter die mangelnde Verbindung zum Unternehmen und dessen Zielstellungen, wenn sie sich sehr lange im Homeoffice aufhalten. Ein persönlicher Kontakt lässt sich eben auch durch virtuelle Konferenzen nicht vollständig ersetzen, ebenso wie der Schwatz beim Kaffee für manche Berufstätige unverzichtbar ist, damit sie sich als Teil eines Teams fühlen. Die Führungskräfte müssen daher die Kommunikation zwischen den Kollegen kräftig fördern.

Es gibt sogar Unternehmen, die durch hybride Arbeit ein Nachlassen ihrer Innovationskraft befürchten. In innovationsgetriebenen Branchen kommen den Kreativen manche Ideen nur, wenn sie persönlich darüber sprechen. Standardaufgaben lassen sich immer und problemlos auch im Homeoffice erledigen, doch ein gewisser Spirit entsteht im Team, das sich trifft. Die Führungskräfte müssen daher gezielt gemeinsame Brainstormings einplanen.

Wie kann hybrides Arbeiten im Unternehmen gelingen?

Eine hybride Arbeitsform einzurichten ist ein Prozess. Wenn dieser gut geplant wird, gelingt er. Die Pannen während der Coronapandemie traten deshalb auf, weil diese Situation durch niemanden zu planen war. Wenn sich eine Firma entschließt, dauerhaft auf ein hybrides Arbeitsmodell zu setzen, sollte sie hierfür eine Transformation über mehrere Monate bis hin zu einem Jahr einplanen. In dieser Phase werden alle Beteiligten stetig lernen, welche Vor- und Nachteile entstehen und welchen Herausforderungen sie sich stellen müssen. Dementsprechend werden sie regelmäßig ihre Arbeitsweise anpassen. Dies beginnt schon mit der Festlegung, wie oft sich Beschäftigte im Büro und daheim aufhalten.

Es ist davon auszugehen, dass das einzelne Unternehmen in dieser Hinsicht ein wenig experimentieren muss. Vielleicht wünschen sich die Angestellten anfangs nur einen Bürotag, um nach drei Monaten festzustellen, dass zwei Bürotage sinnvoller wären. Die organisatorische Herausforderung für das Unternehmen besteht dann darin, nicht sofort das Büro zu verkleinern und die Zahl der Büroarbeitsplätze zu reduzieren, sondern wirklich abzuwarten, wie sich Hybrid Work im konkreten Fall entwickelt. Wenn Sie als Firmenchef oder Abteilungsleiter momentan vor der Entscheidung für ein hybrides Arbeitsmodell stehen, gehen Sie in diesen Schritten vor:

#1 Entwickeln Sie eine Vision für das hybride Arbeitsmodell:

Überdenken Sie die Zielsetzung dieser Arbeitsweise. Wollen Sie produktiver werden, Ihre Mitarbeitenden entlasten oder Kosten sparen? Wollen Sie von jedem etwas erreichen?

#2 Legen Sie Remote-Work-Rollen fest:

Weisen Sie einzelnen Beschäftigten Rollen beim hybriden Arbeiten zu. Sehr essenziell sind Administratoren. Sie legen fest, wer wann auf welche Datei zugreift. Zu den Rollen gehört aber auch, welche Angestellten wohl prädestiniert für das Homeoffice sind und wer vielleicht lieber häufiger ins Büro kommt. Dies hängt von der persönlichen Selbstständigkeit, aber auch sehr stark von den spezifischen Arbeitsaufgaben ab.

#3 Überdenken Sie die nötige technische Ausstattung:

Wie schon erwähnt, ändert Hybrid Work vieles an der digitalen Technik, aber auch an der Büroausstattung. Die Datensicherheit müssen Sie sofort herstellen. Die Büroausstattung (nach einer Büroverkleinerung) können Sie schon planen, doch warten Sie mindestens drei Monate ab, wie sich das hybride Arbeiten entwickelt. Sie müssen auch daran denken, dass das Büro künftig eher als sozialer Treffpunkt zu betrachten ist. Hierfür benötigen Sie mindestens einen sehr gemütlichen Konferenzraum.

#4 Beziehen Sie die Belegschaft mit ein:

Ihre Mitarbeiter*innen müssen zwingend ein Mitspracherecht haben. Kommunizieren Sie stark und ausgiebig, was Sie vorhaben. Nehmen Sie die Vorschläge Ihrer Belegschaft auf.

Nach diesen Vorbereitungen können Sie den Transformationsprozess zur hybriden Arbeit in Angriff nehmen.